Opremanje kancelarije je zadatak koji zahteva postupnost i promišljenost, budući da bi svi elementi jednog funkcionalnog radnog prostora trebalo da idu u prilog efikasnosti i produktivnosti.
Jednako kao što bi sve u kancelariji trebalo da nam pomaže da bolje i brže obavljamo svoje zadatke, izostavljanje pojedinih stavki može da dovede do otežavanja radnog procesa, a u nekim slučajevima i do zastoja u radu. Ukoliko se pred vama nalazi zadatak opremanja prostorija za rad, pročitajte više o faktorima koji mnogo znače za postizanje dobre organizacije u kancelariji.
Potrošni kancelarijski materijal
Potrošni kancelarijski materijal je polazna osnova za dobro organizovanu kancelariju, budući da je on u svakodnevnoj upotrebi. Nedostatak nekog od ovih elemenata kancelarije, iako može u prvi mah delovati trivijalno, zaista može otežati proces rada i pauzirati izvršavanje određenih zadataka. Kada opremate kancelariju, potrudite se da u jednom njenom kutku skladištite rezervne zalihe neophodnog materijala kao što su hemijske i grafitne olovke, uvek potreban papir za kopiranje, toneri, spajalice, fascikle, folije i slično. Ovo istovremeno podrazumeva da sam prostor morate organizovati tako da ovaj materijal možete skladištiti i ujedno ga uvek imati pri ruci, što je u vezi sa funkcionalnošću i rasporedom nameštaja.
Kao što smo već nagovestili, za dobro organizovanu kancelariju je veoma važno da sadrži komade nameštaja koji na najbolji način vrše svoju funkciju. Od velikog je značaja da uzmete u obzir koliko radne površine je potrebno za obavljanje date delatnosti kojom se bavite, a i uzimajući u obzir broj ljudi koji će u kancelariji raditi. Istovremeno, ovim površinama valja prilagoditi pomenuti prostor za skladištenje materijala za rad, kao i visine radnih stolica i raspored elektronskih uređaja.
Računari i računarska periferija
Uglavnom sve delatnosti danas zahtevaju upotrebu barem jednog računara u okviru firme, a u najvećem broju slučajeva većina zaposlenih ima određene radne obaveze koje se izvršavaju elektronski. Iz ovog razloga je veoma važno omogućiti brz i lak protok informacija i neometano izvršavanje zadataka, opremajući kancelariju adekvatnom računarskom opremom. Doba modernih tehnologija koje je nastupilo podrazumeva ovo kao neophodnost, pa se pobrinite da ne skrajnete ovaj važan korak u opremanju vašeg radnog prostora.
Oprema za sastanke i prezentacije
Neovisno o tome koliko zaposlenih broji vaša firma i koliko često ostvaruje saradnje sa spoljnim saradnicima, ne bi li vaša kancelarija bila dobro organizovana važno je da raspolaže adekvatnom opremom za sastanke i prezentacije. U zavisnosti od mogućnosti, možemo da govorimo o magnetnoj tabli i dopunskom nameštaju u okviru jednog radnog prostora ili projektoru i elektronskoj opremi za prezentacije u okviru zasebnog prostora konferencijske sale. Ukoliko postoje mogućnosti za izdvojen prostor za sastanke, takođe je dobro da u njegovim okvirima imate zalihe papira i olovaka koje će prisutnima služiti za vođenje beležaka i tome slično.
Ne biste li bili zaista produktivni, potrebno je da budete odmorni i da se osećate dobro na svom radnom mestu. Na ovo u velikoj meri može da utiče i opremljenost radnog prostora, te je preporučljivo da nameštaj za sedenje bude udoban i podržava pravilno držanje tela. Pored ovoga, bilo bi dobro da u okvire svog radnog prostora uključite i kutak za opuštanje, aparat za kafu i frižider, kao i set nameštaja koji će biti na raspolaganju za neformalna druženja zaposlenih. Na ovaj način ćete doprineti prijatnijoj atmosferi u kompaniji i to će doneti vidno dobre rezultate.
Budući da mnogi od nas provode zaista značajno vreme na radnom mestu, preporučljivo je da se organizacijom samog radnog prostora zaposlenima pomogne da to vreme učine što svrsishodnijim. Organizujte svoju kancelariju tako da bude udobna i funkcionalna, kao i da zadovoljava sve kriterijume u domenu opremljenosti neophodnim materijalom za rad i to će nesumnjivo imati dobar efekat na uspešnost vašeg poslovanja.